Matrice d’Eisenhower : un outil pour prévenir le burn-out

Kanban, ABCDE, Pomodoro, les méthodes visant à mieux organiser son temps de travail en hiérarchisant les tâches à accomplir sont nombreuses. Parmi ces outils, on trouve la matrice d’Eisenhower. Cette dernière a la particularité de questionner les concepts d’urgence et d’importance pour déclencher une réflexion particulièrement intéressante sur la manière dont on envisage le travail à accomplir. C’est un excellent moyen de mettre à distance le stress généré par son activité professionnelle. Explication.

Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?

La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion du temps. Sa finalité est de classer les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance, ce qui n’est pas la même chose. Elle a été conçue à partir d’une déclaration de Dwight D. Eisenhower, resté célèbre pour sa productivité et son efficacité. Le 34ᵉ président des États-Unis a en effet expliqué dans un discours prononcé en 1954 qu’il avait à gérer deux types de problèmes, des problèmes urgents et des problèmes importants : « Les problèmes urgents ne sont pas importants et les problèmes importants ne sont jamais urgents. »

Surprenant ? Eisenhower a forgé cette perception des choses durant sa carrière militaire ; rappelons qu’il a fait la première Guerre Mondiale, puis la seconde ; en charge de différentes opérations importantes, il est alors amené à gérer des missions complexes supposant organisation et sang froid. De fait, la matrice d’Eisenhower évoque une approche stratégique, lucide et raisonnée des missions à mener à bien. C’est un excellent moyen de définir ce qu’il faut faire par soi-même, ce qu’il faut réaliser immédiatement ou planifier dans le temps, ce qu’on peut déléguer à un adjoint ou un assistant, ce qu’on peut carrément supprimer des tâches à accomplir, car cela n’a aucune utilité.

Le fonctionnement de la matrice d’Eisenhower

C’est donc un effort de sélection qu’implique cet outil, avec un repositionnement de ses priorités, de ce qu’on considère comme central dans sa vie professionnelle. Cette approche se veut très claire : la matrice d’Eisenhower se présente comme un tableau composé de quatre cases de couleurs différentes, avec un axe vertical désignant l’urgence, un axe horizontal désignant l’importance. Il convient d’y placer les différentes actions qui composent la to-do-list de la journée ou de la semaine.

1ʳᵉ case : les tâches importantes et urgentes

Ces tâches doivent être traitées immédiatement, car elles ont un impact important sur le travail. En d’autres termes, on ne peut plus avancer dans sa mission si on ne les réalise pas au plus vite.
Cela peut par exemple être la gestion d’une situation de crise dans l’entreprise, une panne informatique majeure qui empêche les employés de travailler. Cette tâche est à la fois importante et urgente, car elle a un impact significatif sur le travail de l’ensemble de l’entreprise, et nécessite une action immédiate pour minimiser les perturbations et rétablir les opérations normales aussi rapidement que possible. Elle devrait donc être priorisée et traitée immédiatement, avant de passer aux autres tâches.

2ᵉ case : les tâches importantes, mais non urgentes

Essentielles, elles ne nécessitent pourtant pas une action immédiate.
Il peut s’agir de la planification d’une stratégie à long terme pour l’entreprise. C’est une étape importante qui peut avoir un impact notable sur la croissance et le succès futur de l’entreprise, mais ce n’est pas une urgence : elle peut être planifiée et mise en œuvre sur une période plus étendue. Dans ce cas, la tâche peut être planifiée dans la seconde case de la matrice, où elle peut être gérée avec soin et attention, sans l’urgence de la traiter immédiatement. Cela permettra également de garantir que cette tâche importante ne sera pas négligée ou mise de côté au profit de tâches plus urgentes, mais moins importantes.

3ᵉ case : les tâches non importantes mais urgentes

Même si elles n’ont pas d’impact sur votre vie professionnelle, elles doivent être traitées rapidement.
Il s’agit typiquement de la gestion de courriels non prioritaires ou de notifications sur les réseaux sociaux. Cela n’a pas d’impact sur les objectifs à long terme de l’entreprise, mais cela peut constituer une urgence en raison de leur caractère immédiat. Ces tâches ne devraient pourtant pas être prioritaires par rapport aux tâches importantes ; elles peuvent donc être gérées dans la case 3 de la matrice, où elles peuvent être traitées rapidement, mais sans compromettre la qualité ou l’efficacité de votre travail. Si possible, il peut être judicieux de limiter le temps consacré à ces tâches pour ne pas être constamment distrait par des notifications et des courriels non prioritaires.

4ᵉ case : les tâches non importantes et non urgentes

Ces tâches peuvent être reportées ou supprimées, car elles n’ont pas d’impact important sur votre travail.
On peut citer la navigation sur les réseaux sociaux pour son usage personnel. Cela n’a aucun impact significatif sur les objectifs à long terme de l’entreprise, cela n’a rien d’urgent, car cela peut être effectué à tout moment sans compromettre votre travail ou vos autres responsabilités. Cette tâche peut donc être classée dans la 4ᵉ case de la matrice, où elle peut être gérée à votre convenance, ou même éliminée si elle n’a pas d’importance pour vous. En général, il est important de limiter le temps consacré à ces tâches non importantes et non urgentes, car elles peuvent facilement devenir une distraction et nuire à votre productivité et à votre efficacité.
Attention, si ces tâches peuvent constituer une distraction, elles sont aussi l’occasion de faire une pause pour se détendre, par exemple, aller prendre un café avec un collègue : ce n’est ni urgent ni important, mais indispensable.

Comment classer ses tâches selon la matrice d’Eisenhower ?

Comme on vient de le voir, différencier l’urgence et l’importance est l’élément central de cet outil, avec à la clé une réflexion sur les actions menées dans le cadre professionnel. Or distinguer l’urgence de l’importance n’est pas toujours évident. Pour y parvenir, il faut se souvenir que :

le terme « urgence » désigne ce qui ne souffre aucun retard, la nécessité d’agir vite sans quoi il y aura préjudice, conséquences irréversibles. L’urgence d’une tâche est liée à une situation particulière, elle peut survenir et il faut alors s’y atteler pour débloquer une situation problématique, mais elle n’est pas automatique.
le mot « importance » signifie le degré de force, d’intensité, de valeur, d’intérêt, etc., de quelque chose ou de quelqu’un. L’importance d’une tâche se mesure d’après l’impact qu’elle peut avoir sur la réalisation des objectifs et la valeur ajoutée qu’elle apporte aux projets à mettre en œuvre.

Cela peut sembler un peu confus ; pour parvenir à y voir plus clair et trier ses tâches convenablement, on peut, après les avoir listées, se poser les questions suivantes :

Quelle tâche participe à la réalisation et à la réussite de mon projet ?
Contribue-t-elle à la réalisation des objectifs stratégiques de l’entreprise ?
Améliore-t-elle mon efficacité, mes performances ?

Les avantages de la matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower implique, au début du moins, une véritable prise de recul. Il faut se poser pour scruter sa to-do-list, interroger chaque chose à faire, remettre en question ses croyances et ses automatismes. C’est au final accomplir un travail intellectuel pour dénouer un planning aussi confus qu’un sac de nœuds. On sort de sa zone de confort pour travailler autrement. Les avantages sont indéniables, surtout dans le cadre d’une thérapie accomplie dans le cadre d’un burn-out ou d’un épuisement professionnel. Il s’agit de :

maximiser son efficacité en atténuant la portée des situations d’urgence et de stress, tout en abordant votre manière de travailler différemment.
évaluer les missions et les actions qu’on doit accomplir par soi-même (gestion d’une crise, mise en place d’une stratégie), et celles qu’on peut déléguer, donc lâcher prise sur certaines missions, apprendre à faire confiance pour alléger son fardeau.
repérer les signes de déconcentration, de flottement, tout ce qui annonce un potentiel dépassement, un épuisement professionnel.
éviter les effets pervers de la procrastination et de la précrastination, la fatigue cognitive et émotionnelle induites par le sentiment d’accumulation et d’urgence.
visualiser sa charge de travail et dire non si on pense être déjà très occupé.

On le voit, la matrice d’Eisenhower n’est pas que le prélude à la mise en place d’un calendrier lucide, avec des dates de rendu acceptables et qui font sens. C’est un changement en profondeur de la perception du travail… ou de la vie en général, car cet outil convient aussi pour réorganiser la gestion du quotidien et de la vie de famille.

Cet outil vous interpelle ? Il pourrait éventuellement vous aider pour mieux aborder votre travail et vous sentir moins envahi, moins paniqué par l’accumulation des taches ? N’hésitez pas à me contacter pour en discuter.