Dans la série “réduire le stress en s’organisant mieux”, je vous ai proposé il y a peu la méthode Kanban, un tableau à base d’étiquettes pour visualiser l’avancée du travail. Penchons nous aujourd’hui sur la méthode ABCDE, un outil de priorisation qui pourrait bien devenir votre meilleur ami !
De la “to do list” à la priorisation des tâches
Nous sommes très nombreux à organiser nos journées à partir de to-do lists plus ou moins complexes. De la classique énumération sur papier à l’application plébiscitée par les plus geeks, le concept est toujours le même : répertorier des tâches à accomplir, sans plus se soucier des échanges et des priorités. Alors on allonge la liste, celle-ci ne se limitant pas à la journée.
Et, sans même s’en rendre compte, on crée une source de stress supplémentaire ; car cette liste interminable ne se réduit jamais. Même si on sait pertinemment que tout n’est pas à faire dans la journée, on ressent néanmoins une gêne à stopper le travail, tant qu’on n’a pas coché toutes les choses à terminer. C’est là qu’intervient la méthode ABCDE.
La méthode ABCDE pour gagner du temps
L’objectif de cette méthode est d’établir des priorités. En effet, plus la tâche est importante pour vous, plus vous serez motivé pour la réaliser. Vous allez partir d’une to do list classique … mais en veillant à ce que ces tâches soient à réaliser dans la journée et non pas pour le lendemain. C’est votre journée que vous souhaitez organiser. On va maintenant classer ces tâches par ABCDE :
Les tâches ABC, le cœur de la méthode ABCDE
A : les tâches que l’on doit faire
Les tâches A ont le niveau de priorité le plus élevé, il peut s’agir de la visite à un client, d’une facture à établir, d’un paiement à effectuer … bref, tout ce qui peut s’avérer réellement problématique si ce n’est pas réalisé à temps.
B : les tâches que l’on devrait faire
Les tâches B sont également importantes mais leur non-exécution a des conséquences moins graves par rapport aux tâches A. Un commercial sur le terrain ne sera pas ravi que le client qu’il doit visiter n’ait pas reçu son devis. Cette tâche est importante mais pas cruciale. Les tâches B ne doivent pas passer avant les tâches A, puisqu’elles en dépendent.
C : les tâches qui sont agréables à faire
Les tâches C sont les tâches plaisir. Elles sont extrêmement importantes car elles permettent de prendre une pause dans la réalisation des tâches A et B : prendre un café avec un collègue, appeler un ami, … Une to do list sans tâches C risque de vous épuiser, d’être fastidieuse à boucler. Aussi je vous encourage à ne pas négliger ces potentielles pauses dans votre journée, d’autant plus quand vous intervenez en télétravail.
D et E, ces tâches dont vous pouvez vous passer
D : les tâches à déléguer
Les tâches D sont celles que vous pouvez confier à un collaborateur. Ce n’est pas un exercice aisé pour tout le monde, mais cela vaut le coup de se poser la question : suis-je le seul capable de réaliser ce travail ? Suis-je le seul à avoir cette mission ? En fonction de la réponse vous pouvez placer la tâche en question dans la catégorie A, B ou D.
E : les tâches à éliminer
Les tâches E sont par essence parasites. Souvent inutiles et chronophages, elles vous empêchent d’atteindre vos objectifs. Ce sont également les tâches qui n’ont pas à être impérativement réalisées dans la journée, celles qui s’avèrent irréalisables par manque de ressources. On n’attend pas de vous que vous répondiez à vos mails lors d’une panne de réseau informatique.
Pour identifier les tâches E, posez-vous 2 questions :
📍 Ai-je besoin de boucler cette tâche aujourd’hui ?
📍Cette tâche me permet-elle d’atteindre mes objectifs ?
Des conseils pour bien utiliser la méthode ABCDE
Lorsqu’une tâche vous vient à l’esprit ou vous est dictée qui s’ajoute à votre liste, elle ne doit pas automatiquement s’imposer comme une priorité et s’inscrire devant les autres. Vous devez résister à cette envie de nouveauté. Attribuez-lui d’abord un A, B, C, D ou E avant de l’ajouter à votre liste, et ce en fonction de vos objectifs. Vous devrez à ce moment pouvoir les communiquer de manière affirmée pour vous faire comprendre tout en respectant votre interlocuteur.
Chacune des catégories ABCDE peut faire elle-même l’objet d’une priorisation (surtout pour les tâches A et B) : vous pouvez par exemple numéroter chaque tâche dans chaque catégorie. La méthode Kanban dont je vous ai déjà parlé est dédiée à une organisation des tâches sur le long terme ; mais ce tableau peut très bien vous aider pour optimiser la méthode ABCDE : vous aurez alors une vision précise de l’organisation de votre journée et des tâches à réaliser pour boucler le projet.
Je vous conseille vivement de réaliser ce travail de listing en numérique pour ensuite pouvoir la modifier plus aisément : doc Word, tableur Excel, une bonne appli de prise de notes, les outils ne manquent pas pour y parvenir, et vous faire gagner du temps.
Cette organisation à court, moyen et long terme sera d’une grande aide pour réduire votre stress et gérer votre temps de manière optimale. Dernière précision : la méthode ABCDE, tout comme la méthode Kanban du reste, sont utiles dans le cadre de votre travail mais également dans l’organisation de projets personnels. N’hésitez pas à essayer sur l’organisation de vos futures vacances par exemple !